U bent hier: Home / Onderzoek / Doctoreren / Praktische informatie

Praktische informatie

‘Doctoraatsopvolging’

Nadat men is ingeschreven als doctoraatsstudent, zal de doctoraatsadministratie PPW een elektronisch doctoraatsdossier aanmaken. Hierdoor zal men in KU Loket, ‘Doctoraatsopvolging', het doctoraatsdossier kunnen raadplegen. In deze toepassing kan men zien welke mijlpalen de doctorandus/a reeds behaald heeft en welke er nog moeten behaald worden. Vanaf het tweede jaar van de doctorale periode is deze toepassing enkel zichtbaar als de jaarlijkse inschrijving voor het doctoraatsprogramma bij aanvang van het academiejaar werd vernieuwd.

Afhankelijk van het statuut kan men inloggen met het studentennummer (r-, s- of m-nr) en/of het personeelsnummer (u-nr). Dit nummer is terug te vinden op de studentenkaart of de personeelskaart.

Mijlpalen

In principe moet elke doctoraatsstudent in de loop van de doctorale periode de onderstaande mijlpalen behalen: 

Doctorale periode van 4 jaar
Doctorale periode van 6 jaar

Aan elke mijlpaal wordt een 'doeldatum' gekoppeld. Dat is de datum waarop men normaal gezien ten laatste dat specifieke onderdeel van het doctoraatsprogramma moet volbracht hebben. De doeldata worden bepaald op basis van de startdatum van de doctorale periode.

In de KU Loket-toepassing 'Doctoraatsopvolging' kan elke doctoraatsstudent zien wanneer hij/zij in principe een mijlpaal zou moeten behalen. Via een standaardmail wordt men op voorhand verwittigd als een doeldatum nadert. Indien de doeldatum is verstreken en de doctoraatsstudent heeft nog geen actie ondernomen om de mijlpaal te behalen, kan er een herinneringsmail worden gestuurd naar doctorandus/a en promotor.

In bepaalde omstandigheden (ziekte, zwangerschap, gezamenlijk doctoraat ...) kunnen de mijlpalen en/of de doeldata afwijken van het standaardtraject. Het is belangrijk om de doctoraatscommissie (via mail aan de doctoraatsadministratie PPW) op de hoogte te brengen zodra men weet dat men zal afwijken van het standaardtraject of als men een bepaalde doeldatum niet zal halen. Dan kunnen (na goedkeuring van de doctoraatscommissie) de mijlpalen en/of de doeldatum van één of meerdere mijlpalen manueel aangepast worden in het doctoraatsdossier.

Bij sommige mijlpalen moet een bijlage worden opgeladen zoals bv. bij de mijlpalen i.v.m. de voortgangsrapportering.

Meer informatie over deze KU Loket-toepassing vindt men in deze handleiding.

Studenten- en PPW-mailadres

Studentenmailadres

Zodra men is ingeschreven als doctoraatsstudent, krijgt men van de dienst Inschrijvingen een studentennummer (r-, s- of m-nummer) en wordt er een studenten-e-mailadres aangemaakt. Dit e-mailadres moet eerst geactiveerd worden alvorens het kan gebruikt worden. Meer informatie.

'Personeels'-mailadres

Elke doctorandus/a (ongeacht zijn statuut) krijgt gedurende de eerste maanden van de doctorale periode ook een 'personeels'-nummer (u-nummer) met daaraan gekoppeld een e-mailadres van de faculteit. De lokale netwerkbeheerder van de faculteit zal hiervoor een activatiecode bezorgen, zodanig dat de doctorandus/a het 'personeels'-mailadres (en daardoor ook de account) kan activeren. Meer informatie.

Belangrijk

Alle universitaire informatie wordt via het studentenmailadres verspreid, de facultaire communicatie gebeurt via het 'personeels'-mailadres. Het is dus heel belangrijk om beide accounts en adressen te activeren. Eventueel kan men de mails van de studentenaccount laten doorsturen naar het 'personeels'-account, zodanig dat men maar één e-mailadres moet consulteren.

Vergoeding van onkosten

Tijdens de doctoraatsperiode zal de doctorandus/a regelmatig onkosten moeten maken. Denk bijvoorbeeld maar aan de onkosten die men heeft wanneer men een buitenlands congres bijwoont (vervoer, verblijf, congresdeelname), de drukkosten van het doctoraatsproefschrift, het inschrijvingsgeld, enz. Er zijn diverse manieren om een deel van deze uitgaven te recupereren. Op deze pagina vindt men een overzicht van de belangrijkste mogelijkheden.

Individueel Studieprogramma (ISP) / Individueel Examenrooster (IER)

Voor elke (pre)doctoraatsstudent die is ingeschreven, wordt er in het systeem naast een studentennummer en een studentenmail ook een Individueel Studieprogramma (ISP) en een Individueel Examenrooster (IER) geactiveerd.

Het ISP is de toepassing waarin men opleidingsonderdelen (OPO’s) officieel kan registreren. Via het IER moet men daarna bepalen wanneer men examens wenst af te leggen voor de gekozen OPO's. Beide toepassingen zijn toegankelijk via KU Loket onder de studentenaccount.

Zodra men de OPO’s heeft opgeladen in het ISP, verschijnen die ook op het informatieplatform ‘Toledo’ waarop men meer praktische informatie over de OPO’s kan terugvinden. Toledo is eveneens via de studentenaccount toegankelijk.

Een overzicht van de aangeboden OPO’s (en de eventuele voorwaarden om een OPO te mogen opnemen) aan onze universiteit zijn terug te vinden in de programmagidsen van de verschillende opleidingen. 

Predoctoraatsstudent

Het predoctoraatsprogramma wordt adhoc samengesteld door de promotor. Meestal bestaat dit programma uit een aantal taken die men tegen een deadline moet afwerken en/of een aantal OPO’s die men moet volgen en waarvoor men succesvol examen moet afleggen om te kunnen slagen voor de predoctorale proef.

Als het predoctoraatsprogramma is goedgekeurd door de doctoraatscommissie, moet men, bij aanvang van het academiejaar of het tweede semester, de OPO’s opladen in het ISP en het IER zodanig dat men er officieel voor geregistreerd is en er examen voor kan afleggen.
Men kan enkel de OPO’s opladen, de andere taken van het predoctoraatsprogramma kan men niet opladen in het ISP/IER.

Bij vragen over of problemen met het invullen van het ISP/IER neemt men het best contact op met de doctoraatsadministratie PPW.

Doctoraatsstudent

Een doctoraatsstudent die enkel de (gedeeltelijke) doctoraatsopleiding volgt, moet geen OPO’s aanduiden of opladen in het ISP/IER en hoeft hiervoor dus niets te doen.

Enkel indien men naast de doctoraatsopleiding nog OPO’s wil opnemen (max. 12 ECTS per academiejaar) en er examen voor wenst af te leggen, moet men bij aanvang van het academiejaar of het tweede semester de OPO’s opladen in het ISP en het IER.

Wenst men meer dan 12 ECTS per academiejaar op te nemen dan dient men daarvoor eerst toelating te vragen. Meer informatie.

OPO’s die zijn opgeladen in het ISP/IER, maar waarvoor men uiteindelijk geen examen wenst af te leggen of waarvoor men niet slaagt, hebben geen enkele invloed op het kunnen slagen voor de doctoraatsopleiding.

Opgelet! In het academiejaar dat men het DOClog indient en/of wenst te verdedigen, mag men geen bijkomende OPO’s opnemen via het ISP/IER van het doctoraatsprogramma. Dat kan dan wel via een bijkomend creditcontract.

Bij vragen over of problemen met het invullen van het ISP/IER neemt men het best contact op met de  doctoraatsadministratie PPW.