U bent hier: Home / Onderzoek / Doctoreren / Doctoraatstraject

Doctoraatstraject

Indienen toelatingsaanvraag doctoraatsprogramma

Alvorens men kan starten met het doctoraatsonderzoek en de doctoraatsopleiding, moet de kandidaat-doctorandus/a toegelaten worden tot het facultaire doctoraatsprogramma. Dit geldt voor alle kandidaten! Zonder deze academische toelating kan men zich niet inschrijven als doctoraatsstudent.

Wanneer de kandidaat-doctorandus/a een promotor heeft gevonden die bereid is om de doctoraatskandidatuur te ondersteunen, dient de kandidaat-doctorandus/a, in overleg met deze kandidaat-promotor, het aanvraagdossier in bij de faculteit. 

De te volgen aanvraagprocedure verschilt naargelang het behaalde diploma en de nationaliteit van de kandidaat-doctorandus/a.

Inschrijven als doctoraatsstudent

Elke doctoraatsstudent is verplicht om zich jaarlijks in te schrijven aan de KU Leuven.
 
De eerste inschrijving gebeurt zodra de doctoraatscommissie de academische toelating heeft gegeven. Een doctorandus/a die is aangesteld met een doctoraatsbeurs of een assistentenmandaat met doctoraatsfinaliteit, schrijft zich in ten laatste op de dag dat de beurs of het mandaat van start gaat.
 
Het aantal inschrijvingen is beperkt tot zeven; vanaf de achtste inschrijving is jaarlijks een toelating vereist van de doctoraatscommissie. Voor niet-EER studenten is er vanaf de vijfde inschrijving bovendien jaarlijks een toelating vereist van de International Admissions and Mobility Unit.

Enkel bij de eerste en de laatste inschrijving moet de doctorandus/a inschrijvingsgeld betalen. De tussenliggende jaren zijn gratis, maar toch moet men de inschrijving jaarlijks (bij aanvang van het academiejaar) hernieuwen om geregistreerd te blijven als doctoraatsstudent.
In het academiejaar dat men denkt te kunnen verdedigen, schrijft men zich eerst in als ‘gewone’ doctoraatsstudent (zoals de voorgaande jaren). Zodra de doctorandus/a toelating heeft gekregen om het proefschrift te verdedigen, wordt de inschrijving automatisch aangepast naar ‘doctoraat met verdediging’ en zal men voor de tweede en laatste maal inschrijvingsgeld moeten betalen.

PPWDOCT-mailinglijst

Naast de Facultaire Agenda worden alle belangrijke informatie en aankondigingen, speciaal bestemd voor doctoraatsstudenten van onze faculteit, verspreid via de ‘PPWDOCT-mailinglijst’ .

Het is dus belangrijk dat de doctorandus/a bij de start van het doctoraatsprogramma het e-mailadres (PPW-mail en/of studentenmail) toevoegt aan deze mailinglijst. Hiervoor moet de doctorandus/a een mail sturen naar de listserv . Het onderwerp van de mail laat men blanco; in de mail zelf zet men de volgende tekst: ‘subscribe ppwdoct + voornaam + achternaam’.
Na het versturen van deze mail wordt het e-mailadres automatisch opgeladen in de mailinglijst. Mocht men toch problemen ondervinden, neem dan contact op met de doctoraatsadministratie PPW.

Wanneer je je terug wilt uitschrijven (op het einde van je doctorale periode), stuur dan opnieuw een mail naar de listserv. Ditmaal dient de mail de volgende tekst te bevatten: ‘unsubscribe ppwdoct + voornaam + achternaam’.

Onderzoekseenheid

Elke onderzoekseenheid heeft, naast de facultaire doctoraatsregels, eigen verwachtingen en afspraken voor (beginnende) doctorandi. Dit is ook afhankelijk van het statuut waaronder men doctoreert. Voor meer informatie neemt men het best contact op met de promotor of het secretariaat van de onderzoekseenheid waartoe men behoort. (Normaal gezien behoort de doctorandus/a tot de onderzoekseenheid van de promotor.

Charter van de doctorandus/a en de promotor

Het belang van goede begeleiding voor het succesvolle verloop van het doctoraat kan nauwelijks overschat worden. Het charter van de doctorandus/a en de promotor biedt een beschrijving van de rol van (co)promotor enerzijds en van de doctorandus/a anderzijds in het doctoraatsproces. Het schept een beeld van de wederzijdse verwachtingen en verantwoordelijkheden van (co)promotoren en doctorandi en dient als basis voor een degelijke begeleiding en een vruchtbare wetenschappelijke samenwerking. De promotor en doctorandus/a overlopen bij aanvang van hun samenwerking het charter van de doctorandus/a en de promotor en maken op basis hiervan de nodige afspraken m.b.t. de wetenschappelijke begeleiding.

Alle doctorandi gestart na 14.12.2015 en hun promotoren zijn verplicht om dit charter binnen de drie maanden na aanvang van hun doctoraat te ondertekenen. Het wordt als een mijlpaal aangeduid in hun doctoraatsopvolging.
Om deze mijlpaal te bereiken, ondertekenen doctorandi het charter, laten ze het ondertekenen door hun promotor en laden het getekende document op in de KU Loket-toepassing ‘Doctoraatsopvolging’.

Facultaire doctoraatsopleiding

De doctoraatsopleiding heeft als doel de kennis van doctoraatsstudenten binnen het gekozen onderzoeksdomein te verruimen en te verdiepen. Daarnaast wil de opleiding doctoraatsstudenten optimaal voorbereiden op hun professionele carrière.

De opleiding tot Doctor in de Psychologie of tot Doctor in de Pedagogische Wetenschappen bestaat uit twee delen: een verplicht gedeelte (= gemeenschappelijke stam) en een aanvullend gedeelte.

Alle elementen van de gemeenschappelijke stam zijn verplicht voor iedereen die de (gehele) doctoraatsopleiding moet volgen. Per onderdeel moet de doctorandus/a de gevraagde documenten voorleggen om aan te tonen dat hij/zij dat onderdeel heeft afgelegd. Al deze bewijsstukken worden gebundeld in het ‘DOClog’-dossier dat bij het beëindigen van de opleiding moet worden goedgekeurd door de doctoraatscommissie. De doctoraatsopleiding is voltooid als men aan alle elementen van de gemeenschappelijke stam heeft voldaan.

Begeleidingscommissie

Voor elke doctorandus/a moet een begeleidingscommissie worden samengesteld bij aanvang van het doctoraat. Meer info over de samenstelling van de begeleidingscommissie vindt men in het facultair doctoraatsreglement.

De opdracht van de begeleidingscommissie bestaat uit de opvolging van de voortgang van het doctoraatsonderzoek door middel van het evalueren van de jaarlijkse voortgangsrapportering. De doctorandus/a of de promotor kunnen daarnaast een beroep doen op de leden van de begeleidingscommissie voor bijkomende besprekingen.

Het voorstel voor deze begeleidingscommissie wordt door de promotor ingediend samen met het aanvraagdossier om te mogen starten met een doctoraat (ook voor de dossiers die via International Office: “International Admissions and Mobility” gaan). De doctoraatscommissie zal de doctoraatsaanvraag en het voorstel voor de begeleidingscommissie dus op hetzelfde moment beoordelen.

Alle wijzigingen in de samenstelling van de begeleidingscommissie worden meegedeeld aan de doctoraatsadministratie PPW. Wijzigingen in de samenstelling van de begeleidingscommissie na goedkeuring van het eerste voortgangsrapport worden ter goedkeuring voorgelegd aan de doctoraatscommissie (via mail aan de doctoraatsadministratie PPW).

Gezamenlijk doctoraat

Bij doctorandi die werken aan een gezamenlijk doctoraat waarbij de KU Leuven de partnerinstelling is, moet er geen begeleidingscommissie worden voorgesteld. Bij deze doctorandi wordt de jaarlijkse voortgangsrapportering opgevolgd door de coördinator van het respectievelijke doctoraatsprogramma. Is de KU Leuven de hoofdinstelling dan moet er wel een begeleidingscommissie worden voorgesteld zoals hierboven is aangegeven.

Facultaire overgangsmaatregelen voor doctorandi die gestart zijn voor 1 mei 2015

Voortgangsrapportering

Het jaarlijkse voortgangsrapport is een verplicht onderdeel van het doctoraatsprogramma. Dit geldt voor ALLE doctorandi, ongeacht het statuut of een eventuele gedeeltelijke vrijstelling van de doctoraatsopleiding.

1e jaar doctoraatsprogramma

Het eerste voortgangsrapport moet worden ingediend voor het einde van het eerste doctoraatsjaar.

Dit rapport bestaat uit het standaardformulier met een onderzoeksvoorstel (circa 3 tot 5 blz.) en een beschrijving van de wijze waarop de onderzoeksgegevens beheerd en eventueel uitgewisseld zullen worden (datamanagementplan). De doctorandus/a kan in het rapport aangeven dat het onderzoek nog in een exploratieve fase zit. De tekst mag in het Nederlands, Duits, Engels of Frans worden opgesteld. Bij de keuze van de taal van het voortgangsrapport moet men uiteraard rekening houden met de samenstelling van de begeleidingscommissie.

Doctorandi met het AAP- of BAP-statuut moeten de datum van het jaarlijkse functioneringsgesprek noteren op het standaardformulier, in het daarvoor voorziene veld. Het voortgangsrapport kan niet goedgekeurd worden indien deze datum ontbreekt.

De doctorandus/a moet, op eigen initiatief, het voortgangsrapport voorleggen aan het promotorenteam, dat de informatie die in het rapport wordt vermeld valideert via ondertekening van het rapport. Daarna stuurt de doctorandus/a het goedgekeurd voortgangsrapport via mail of persoonlijk naar de 2 leden van de begeleidingscommissie.

Van de leden van de begeleidingscommissie wordt verwacht dat zij elk afzonderlijk het voorgelegd voortgangsrapport evalueren (zie checklist). Deze verplichting geldt niet voor de leden van het promotorenteam omdat zij door ondertekening van het voortgangsrapport het rapport reeds goedkeurde.
Van de twee leden van de begeleidingscommissie die niet tot het promotorenteam behoren, wordt daarna verwacht dat ze binnen een termijn van 2 weken het rapport nakijken en hun beoordeling (positief, voorwaardelijk positief of negatief, zie evaluatiemogelijkheden) aan de doctorandus/a overmaken.

De twee leden kunnen het rapport positief, voorwaardelijk positief of negatief evalueren. In geval van een voorwaardelijk positieve of negatieve evaluatie voegen zij een korte motivering (in de taal van het voortgangsrapport) toe. Bij negatieve evaluatie door een van de leden van de begeleidingscommissie komt de doctoraatscommissie, in samenspraak met de begeleidingscommissie, tot een finaal oordeel.

Indien een voorwaardelijk positieve of negatieve evaluatie wordt gegeven, kan de doctorandus/a gevraagd worden om het voortgangsrapport aan te passen en opnieuw in te dienen met het oog op goedkeuring in een tweede ronde.

Na ontvangst van alle evaluaties laadt de doctorandus/a het door het promotorenteam ondertekend voortgangsrapport samen met de van de begeleiders ontvangen evaluaties  in één PDF-document op in de KU Loket toepassing ‘Doctoraatsopvolging’ en dit vóór het einde van het eerste doctoraatsjaar. De doctoraatscommissie informeert de doctorandus/a over de finale beslissing van de begeleidingscommissie.

Een positieve beoordeling is noodzakelijk voor de verderzetting van het doctoraat. Het finale oordeel wordt door de doctoraatsadministratie PPW in de toepassing ‘doctoraatsopvolging’ genoteerd.

Vanaf het 2e jaar van het doctoraatsprogramma

Het jaarlijks voortgangsrapport (in de vorm van het standaardformulier) bestaat uit een overzicht van de doctoraatswerkzaamheden (de doctoraatsvorderingen van het voorbije jaar en de plannen voor het komende jaar of jaren) en is maximaal twee bladzijden lang. Meer specifiek handelt dit verslag over de gerealiseerde delen van het onderzoek, de publicaties die men aan het voorbereiden is of die reeds verschenen zijn, de wetenschappelijke congressen die men heeft bijgewoond, de onderdelen van de doctoraatsopleiding die men heeft afgelegd, de afspraken die er met de promotor werden gemaakt, en de verdere onderzoeksplanning.

Doctorandi met het AAP- of BAP-statuut moeten de datum van het jaarlijkse functioneringsgesprek noteren op het standaardformulier, in het daarvoor voorziene veld. Het voortgangsrapport kan niet goedgekeurd worden indien deze datum ontbreekt.

Bij de keuze van de taal van het voortgangsrapport (Nederlands, Duits, Engels of Frans) moet men uiteraard rekening houden met de samenstelling van de begeleidingscommissie.

De doctorandus/a moet, op eigen initiatief, het voortgangsrapport voorleggen aan het promotorenteam, dat de informatie die in het rapport wordt vermeld valideert via ondertekening van het rapport. Daarna stuurt de doctorandus/a het door het promotorenteam ondertekend voortgangsrapport via mail of persoonlijk naar de 2 leden van de begeleidingscommissie. 

Van de twee leden van de begeleidingscommissie die niet tot het promotorenteam behoren, wordt daarna verwacht dat ze binnen een termijn van 2 weken het rapport nakijken en hun beoordeling (positief, voorwaardelijk positief of negatief, zie evaluatiemogelijkheden) aan de doctorandus/a overmaken.

De twee leden kunnen het rapport positief, voorwaardelijk positief of negatief evalueren. In geval van een voorwaardelijk positieve of negatieve evaluatie voegen zij een korte motivering (in de taal van het voortgangsrapport) toe. Bij negatieve evaluatie door een van de leden van de begeleidingscommissie komt de doctoraatscommissie, in samenspraak met de begeleidingscommissie, tot een finaal oordeel.
Indien een voorwaardelijk positieve of negatieve evaluatie wordt gegeven, kan de doctorandus/a gevraagd worden om het voortgangsrapport aan te passen en opnieuw in te dienen met het oog op goedkeuring in een tweede ronde.

Na ontvangst van alle evaluaties laadt de doctorandus/a het goedgekeurde voortgangsrapport en de van de begeleiders ontvangen evaluaties  in één PDF-document op in de KU Loket toepassing ‘Doctoraatsopvolging’ en dit vóór het einde van het respectievelijke doctoraatsjaar. De doctoraatscommissie informeert de doctorandus/a over de finale beslissing van de begeleidingscommissie.

Een positieve beoordeling is noodzakelijk voor de verderzetting van het doctoraat. Het finale oordeel wordt door de doctoraatsadministratie PPW in de toepassing ‘doctoraatsopvolging’ genoteerd.

Doctorandi van wie de examencommissie door het faculteitsbestuur werd goedgekeurd vóór de indiendatum van het jaarlijks voortgangsrapport, worden vrijgesteld van deze rapportering voor dat doctoraatsjaar.

Facultaire overgangsmaatregel voor doctorandi die in het verleden gestart zijn tussen 1 januari en 1 mei

Deze doctorandi moeten het eerstvolgende voortgangsrapport nog een laatste maal indienen voor 15 september 2015. Vanaf academiejaar 2015-2016 moeten zij ook indienen voor het einde van het respectievelijke doctoraatsjaar.

Halftijds onderzoeksrapport en halftijdse evaluatiecommissie

Het halftijds onderzoeksrapport moet worden ingediend bij het Faculteitsbestuur voor het einde van de eerste helft van de doctorale periode en er moet minstens één jaar verlopen tussen de goedkeuring van het halftijds onderzoeksrapport en de openbare verdediging van de doctoraatsthesis.

Halftijds onderzoeksrapport

Het halftijds onderzoeksrapport bestaat uit een omschrijving van het onderwerp, het theoretisch kader, de vraagstelling en de algemene opzet van het doctoraatsonderzoek, de behaalde resultaten en de verdere onderzoeksplannen. Het rapport begint altijd met een samenvatting van één pagina.

Zowel het halftijds onderzoeksrapport als de samenvatting wordt getypt met anderhalve interlinie en puntgrootte 11 of 12 en mag in het Nederlands, Frans, Duits of Engels opgesteld worden. Bij de keuze van de taal dient men uiteraard rekening te houden met de samenstelling van de halftijdse evaluatiecommissie. Het halftijds onderzoeksrapport is minimaal 10 en maximaal 20 pagina's (exclusief samenvatting, referenties en eventuele bijlagen). Wenst men een voorblad aan het halftijds onderzoeksrapport toe te voegen, dan kan men dit standaardmodel gebruiken.

Halftijdse evaluatiecommissie

De halftijdse evaluatiecommissie onderzoekt of het onderwerp en de opzet van het project voldoende waarborgen bieden voor een studie, die kan leiden tot het behalen van een doctoraat binnen de voorziene periode. De commissie geeft eveneens advies om het onderzoeksproject te verbeteren en is voor het verdere verloop van het onderzoek ter beschikking voor bijkomend advies en begeleiding.

Wanneer het volledige halftijds onderzoeksrapport klaar is en men de toestemming heeft van de promotor, dan kan de halftijdse evaluatiecommissie bijeengeroepen worden. In samenspraak met de promotor wordt deze commissie samengesteld en voorgelegd aan het Faculteitsbestuur. Alvorens een voorstel van samenstelling aan het faculteitsbestuur voor te leggen, dient de promotor de voorgestelde commissieleden te vragen of ze bereid zijn om deel te nemen aan de zitting indien het voorstel wordt goedgekeurd.

Meer info over de samenstelling van de halftijdse evaluatiecommissie vindt men in het facultair doctoraatsreglement.

Wijzigingen in de samenstelling van een goedgekeurde halftijdse evaluatiecommissie moeten ter goedkeuring worden voorgelegd aan de doctoraatscommissie (via mail aan de doctoraatsadministratie PPW), die beslist in samenspraak met het faculteitsbestuur.

Voorzitter halftijdse evaluatiecommissie

De coördinator van het respectievelijke doctoraatsprogramma wordt standaard aangeduid als voorzitter van de halftijdse evaluatiecommissie. Indien de coördinator lid is van het promotorenteam of de halftijdse evaluatiecommissie, wordt hij/zij vervangen door de coördinator van het andere doctoraatsprogramma. Indien hij/zij ook betrokken partij is, wordt hij/zij vervangen door de vicedecaan onderzoek.

Indien de coördinator (of zijn/haar vervanger) niet beschikbaar is om op te treden als voorzitter tijdens de bijeenkomst van de halftijdse evaluatiecommissie, wordt hij/zij vervangen door een ander ZAP-lid, bijzonder emeritus of emeritus met opdracht van de faculteit.

Indienen aanvraag Faculteitsbestuur

Ten laatste 7 kalenderdagen (= vrijdag) vóór de eerstkomende vergadering van het Faculteitsbestuur, vóór 12u, dient de doctorarandus/a het definitief halftijds onderzoeksrapport (Word of PDF) in via mail (via de doctoraatsadministratie PPW).

Tegelijkertijd dient de promotor een gemotiveerd voorstel voor de samenstelling van de halftijdse evaluatiecommissie én de samenvatting van één blz. van het halftijds onderzoeksrapport in via het elektronisch invulformulier.
De samenvatting van één blz. bevat steeds de naam en de voornaam van de doctorandus/a, de titel van het doctoraatsproject, de namen van de leden van het promotorenteam en de namen van de voorgestelde commissieleden.
 
De doctoraatsadministratie PPW verwerkt deze aanvragen en zet ze op de agenda van het eerstkomende Faculteitsbestuur.

Het Faculteitsbestuur bekijkt op basis van de samenvatting van het halftijds onderzoeksrapport of de voorgestelde halftijdse evaluatiecommissie geschikt is om het doctoraatsproject correct te begeleiden en te evalueren. Het is mogelijk dat het Faculteitsbestuur beslist om commissieleden te schrappen, toe te voegen of te vervangen.

Een exemplaar van het volledige halftijds onderzoeksrapport kan door de leden van het Faculteitsbestuur bij de doctoraatsadministratie PPW, de doctorandus/a of zijn/haar promotor worden opgevraagd.

Plannen bijeenkomst halftijdse evaluatiecommissie

Zodra de samenstelling van de halftijdse evaluatiecommissie definitief is goedgekeurd door het Faculteitsbestuur, legt de promotor, in samenpraak met de doctorandus/a en de doctoraatsadministratie PPW, een datum vast waarop de commissie zal samenkomen om het halftijds onderzoeksrapport te bespreken.

De bijeenkomst van de halftijdse evaluatiecommissie kan ten vroegste vier weken (opgelet: aparte regeling voor de zomervakantie) na de goedkeuring door het Faculteitsbestuur gepland worden, van maandag tot vrijdag, doorlopend tussen 9u en 18u, en neemt maximum twee uur in beslag. 

Indien men op voorhand weet dat het moeilijk zal zijn om een datum te vinden waarop de meeste commissieleden (exclusief voorzitter en promotorenteam) aanwezig kunnen zijn of men heeft een deadline waarvoor de commissie moet samenkomen, dan hoeft men niet te wachten op de goedkeuring van het Faculteitsbestuur om een voorlopige commissiedatum vast te leggen. Zodra de samenstelling van de halftijdse evaluatiecommissie is ingediend bij het Faculteitsbestuur, kan er reeds gezocht worden naar een mogelijk moment waarop de meerderheid van de commissieleden (exclusief voorzitter en promotorenteam) aanwezig kunnen zijn of kunnen deelnemen via skype. Let wel, de datum moet minstens 4 weken na de goedkeuringsdatum van de commissie door het Faculteitsbestuur vallen.

Zodra één of meerdere data werden gevonden waarop de meerderheid van de commissieleden (excl. promotorenteam) actief kan deelnemen (aanwezig zijn of deelnemen via skype), gaat de doctoraatsadministratie PPW na of de coördinator van het facultair doctoraatsprogramma voorzitter kan zijn of dat een vervanger moet worden aangeduid.

Nadat de datum, op basis van de beschikbaarheden van de voorzitter wordt vastgelegd, reserveert de doctoraatsadministratie PPW een lokaal voor de bijeenkomst en worden de commissieleden officieel uitgenodigd via e-mail.

De promotor informeert de doctoraatsadministratie PPW via het elektronische invulformulier welke commissieleden aanwezig zullen zijn, welke commissieleden niet aanwezig zullen zijn (en dus voor de bijeenkomst een schriftelijk commentaar zullen bezorgen) en welke commissieleden via skype zullen deelnemen.

Indien commissieleden wensen deel te nemen aan de bijeenkomst via skype, zorgen de promotor en de doctorandus/a voor de verdere organisatie en het goede verloop van deze skype-deelname. 

Nieuwe procedure vanaf 1 januari 2017
De voorlopige datum én het aanvangsuur van de halftijdse evaluatiecommissie moeten worden ingediend tegelijkertijd met het indienen van het voorstel voor de samenstelling van de halftijdse evaluatiecommissie bij het Faculteitsbestuur (zie hoger). In het elektronisch invulformulier zal hiervoor een extra veld worden voorzien.

Indien de voorlopige datum reeds eerder gekend is, mag deze uiteraard ook al worden doorgegeven via email aan de doctoraatsadministratie PPW zodat die al op zoek kan gaan naar een voorzitter en een locatie.

De bijeenkomst van de halftijdse evaluatiecommissie kan ten vroegste vier weken (opgelet: aparte regeling voor de zomervakantie) na de goedkeuring door het Faculteitsbestuur gepland worden, van maandag tot vrijdag, doorlopend tussen 9u en 18u, en neemt maximum twee uur in beslag. 

De datum voor de halftijdse evaluatiecommissie wordt definitief vastgelegd van zodra het Faculteitsbestuur de samenstelling van de halftijdse evaluatiecommissie heeft goedgekeurd.

Op de voorlopige datum van de halftijdse evaluatiecommissie moet minstens de helft van de leden (exclusief promotorenteam en voorzitter) actief kunnen deelnemen aan de bijeenkomst. Dit wil zeggen dat men ofwel aanwezig is ofwel deelneemt via skype.
Minstens één facultair lid (exclusief promotorenteam en voorzitter) moet aanwezig zijn.
Wordt aan deze voorwaarden niet voldaan, dan moet een nieuwe datum worden gezocht. Enkel in geval van overmacht kan een uitzondering worden toegestaan.

In het elektronisch invulformulier zal men eveneens moeten aangeven welke commissieleden aanwezig zullen zijn, welke commissieleden via skype zullen deelnemen en welke commissieleden op voorhand schriftelijk zullen reageren omdat ze niet aanwezig kunnen zijn.

Indien commissieleden wensen deel te nemen via skype, zorgen de promotor en de doctorandus/a voor de verdere organisatie en het goede verloop van deze skype-deelname. Deze commissieleden worden gevraagd om hun bemerkingen op voorhand naar de doctoraatsadministratie PPW te mailen voor het geval er problemen zouden zijn met de skype-verbinding. Deze commentaren worden echter NIET op voorhand aan de promotor en de doctorandus/a bezorgd.

Enkel de schriftelijke commentaren van de commissieleden die niet actief zullen deelnemen aan de bijeenkomst, worden op voorhand door de doctoraatsadministratie PPW aan de promotor en doctorandus/a bezorgd.

Versturen halftijds onderzoeksrapport

Pas na goedkeuring van de samenstelling van de halftijdse evaluatiecommissie door het Faculteitsbestuur mag het halftijds onderzoeksrapport naar de commissieleden worden verstuurd. Het halftijds onderzoeksrapport wordt minstens drie weken (opgelet: aparte regeling voor de zomervakantie) voor de bijeenkomst van de commissie naar de commissieleden verstuurd via mail, zodanig dat de leden voldoende tijd hebben om het rapport te lezen en eventuele schriftelijke commentaren op voorhand te bezorgen.

Leestijd halftijds onderzoeksrapport

De leden van de halftijdse evaluatiecommissie beschikken over een lees- en beoordelingsperiode van minstens twee weken. Indien de leestijd tijdens een examen- en/of vakantieperiode (opgelet: aparte regeling voor de zomervakantie) valt, mogen de leden van de halftijdse evaluatiecommissie meer tijd vragen om het halftijds onderzoeksrapport te lezen en te beoordelen. Het is de bedoeling dat de promotor dit voor het versturen van het halftijds onderzoeksrapport en het vastleggen van de datum van de bijeenkomst uitklaart met de commissieleden. Indien meer tijd gewenst is, wordt in overleg met de commissieleden tot max. twee weken extra voorzien.

Valt de leestijd tijdens de zomervakantie, dan beschikken de commissieleden steeds over een leestijd van minstens vier weken.

Tijdens de zomervakantie

In de periode tussen het laatste Faculteitsbestuur van juli en 1 september worden geen halftijdse onderzoeksrapporten ingediend of geen halftijdse evaluatiecommissies bijeengeroepen.

Wilt men de halftijdse evaluatiecommissie begin september laten samenkomen, dan neemt men zeker eind mei contact op met de doctoraatsadministratie PPW, zodanig dat er bij de organisatie (indienen Faculteitsbestuur, zoeken datum, leestijd, enz.) rekening gehouden kan worden met deze vakantieperiode.

Verloop bijeenkomst halftijdse evaluatiecommissie

Tijdens de bijeenkomst van de halftijdse evaluatiecommissie krijgt elk commissielid de kans om vragen te stellen over het halftijds onderzoeksrapport. Afwezige commissieleden moeten op voorhand hun schriftelijk commentaar aan de doctoraatsadministratie PPW bezorgen. Na goedkeuring van de voorzitter van de halftijdse evaluatiecommissie worden deze commentaren aan de doctorandus/a bezorgd. Het is de bedoeling dat de doctorandus/a deze commentaren samenvat tijdens de bijeenkomst en er vervolgens op reageert. Na de bijeenkomst moeten deze reacties op de schriftelijke commentaren naar de afwezige leden worden gemaild (met de andere commissieleden en de doctoraatsadministratie PPW in CC).

Nadat alle vragen werden gesteld en beantwoord, wordt de doctorandus/a verzocht naar buiten te gaan. Zodra de commissie een beslissing heeft genomen, wordt de doctorandus/a opnieuw binnengeroepen en geïnformeerd. Het besluit van de commissie wordt op papier gezet en ondertekend door alle aanwezige leden. Dit document wordt bijgehouden in het doctoraatsdossier.
De commissie beslist bij meerderheid (het promotorenteam heeft gezamenlijk één stem) over het al of niet aanvaarden van het doctoraatsproject. Er zijn 3 mogelijke beslissingen die de commissie kan nemen: aanvaarding – aanvaarding onder voorbehoud, op voorwaarde van aanpassing – afkeuring.
Als het project 'aanvaard' wordt, mag de doctorandus/a verder werken aan het doctoraat en wordt de Faculteitsraad op de hoogte gebracht. Wordt het project 'aanvaard onder voorbehoud, op voorwaarde van aanpassing', dan wordt men gevraagd om de tekst te herwerken en zal de commissie later, op basis van de herwerkte versie, de definitieve beslissing nemen. Afhankelijk van de vereiste wijzigingen, zal de commissie bepalen of er opnieuw moet worden samengekomen of dat de eventuele aanvaarding via mail kan gebeuren. Wordt het project afgekeurd, dan kan de doctorandus/a opnieuw een halftijds onderzoeksrapport indienen, maar dan wordt die tekst aanzien als een nieuw halftijds onderzoeksrapport en niet als een herwerkte tekst.

Indien de promotor, de halftijdse evaluatiecommissie of de doctorandus/a het nodig vindt, dan kan de halftijdse evaluatiecommissie op ieder ogenblik opnieuw worden samengeroepen voor verdere bespreking van en advisering over het onderzoekswerk.
Indien de doctorandus/a tijdens de uitwerking van het proefschrift wenst af te wijken van het voorgestelde ontwerp of indien men het onderwerp van het proefschrift wenst te veranderen, dan moet men dit meedelen aan de coördinator van het facultaire doctoraatsprogramma, die dan beslist of de halftijdse evaluatiecommissie opnieuw moet samenkomen.

Goedgekeurd halftijds onderzoeksrapport

Na de goedkeuring van het halftijds onderzoeksrapport door de halftijdse evaluatiecommissie (= na de bijeenkomst van de halftijdse evaluatiecommissie), laadt de doctorandus/a het definitief goedgekeurde halftijdse onderzoeksrapport op in de toepassing ‘Doctoraatsopvolging’ in KU Loket, waardoor het bewaard wordt in het elektronisch studentendossier.

Doctoraatslogboek (DOClog)

Aan het einde van de doctoraatsopleiding en vóór het proefschrift (elektronisch of in boekvorm) naar de juryleden verstuurd mag worden, dient men aan te tonen dat de doctorandus/a aan alle vereisten van de doctoraatsopleiding heeft voldaan. Daarvoor moet de doctorandus/a het logboek van de facultaire doctoraatsopleiding, kortweg DOClog, invullen. Zodra zowel de promotor als de doctoraatscommissie bevestigen dat de doctorandus/a aan de vereisten heeft voldaan, ondertekenen zij het goedkeuringsformulier en wordt de doctorandus/a ‘geslaagd’ verklaard voor de doctoraatsopleiding.

Concreet doorloopt men volgende stappen.

  • De doctorandus/a bezorgt het volledig ingevulde DOClog én alle bijlagen, samen met het goedkeuringsformulier, aan de promotor.
  • Ten laatste één week voor het indienen van het proefschrift bij het Faculteitsbestuur én nadat de promotor het DOClog heeft goedgekeurd, wordt het volledige DOClog (mét alle bijlagen) via mail bij de doctoraatsadministratie PPW ingediend en bezorgt men hem/haar het uitgeprinte en door de promotor ondertekende goedkeuringsformulier. Het hele dossier wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de doctoraatscommissie.
  • Wanneer het DOClog volledig in orde is, ondertekent de coördinator van het facultair doctoraatsprogramma (in opdracht van de doctoraatscommissie) het goedkeuringsformulier en bezorgt het terug aan de doctoraatsadministratie PPW.
  • Het goedkeuringsformulier wordt bewaard in het doctoraatsdossier; het goedgekeurde DOClog wordt niet gearchiveerd, maar wordt door de doctorandus/a zelf bijgehouden. 

Gezamenlijk doctoraat

Doctorandi die werken aan een gezamenlijk doctoraat waarbij de KU Leuven de hoofdinstelling is (en dus de volledige doctoraatsopleiding aan de KU Leuven hebben gevolgd) vallen onder de bovenstaande regels voor het indienen van het DOClog.

Doctorandi die werken aan een gezamenlijk doctoraat waarbij de KU Leuven de partnerinstelling is, en die een deel van de doctoraatsopleiding aan de KU Leuven moesten volgen, dienen ook een DOClog in volgens de bovenstaande procedure. Zij vullen enkel de onderdelen in die zij aan de KU Leuven moesten volbrengen.

Doctorandi die de volledige doctoraatsopleiding aan de andere instelling (= hoofdinstelling) hebben gevolgd, dienen geen DOClog in. Zij moeten ter vervanging een attest van de hoofdinstelling indienen bij de doctoraatsadministratie PPW waarin verklaard wordt dat zij de doctoraatsopleiding succesvol hebben afgerond aan de andere instelling.

Doctoraatsproefschrift en -verdediging

Examencommissie

Wanneer de tekst van het doctoraatsproefschrift inhoudelijk klaar is (d.w.z. inclusief inleiding, besluit, referenties en bijlagen) en alle (co)promotor(en) akkoord gaan met de verdediging van het proefschrift, dienen zij een voorstel in voor de samenstelling van de examencommissie ter goedkeuring door het Faculteitsbestuur. Alvorens een voorstel van samenstelling in te dienen, dient de promotor de voorgestelde examencommissieleden te vragen of ze bereid zijn om deel te nemen aan de zitting, indien het voorstel wordt goedgekeurd.
Meer info over de samenstelling van de examencommissie vindt men in het facultair doctoraatsreglement.

Indienen aanvraag Faculteitsbestuur

Ten laatste 7 kalenderdagen (= vrijdag) vóór de eerstkomende vergadering van het Faculteitsbestuur, vóór 12u, dient de doctorandus/a de definitieve (ruwe) tekst van het doctoraatsproefschrift, d.w.z. inclusief inleiding, besluit, referenties en bijlagen, (Word of PDF) in via mail (via de doctoraatsadministratie PPW). De tekst moet dus qua inhoud en stijl helemaal “af” zijn, maar moet nog niet in de definitieve lay-out opgesteld zijn.

Tegelijkertijd dient de promotor een gemotiveerd voorstel voor de samenstelling van de examencommissie én de samenvatting van één blz. van het doctoraatsproefschrift in via het elektronisch invulformulier.
De samenvatting van één blz. bevat steeds de naam en de voornaam van de doctorandus/a, de titel van het doctoraatsproefschrift en de namen van de leden van het promotorenteam.
 
De doctoraatsadministratie PPW verwerkt deze aanvragen en zet ze op de agenda van het eerstkomende Faculteitsbestuur.

Het Faculteitsbestuur bekijkt op basis van de samenvatting van het proefschrift of de voorgestelde examencommissie geschikt is om te oordelen over de kwaliteit van het ingediende doctoraatsproefschrift . Het is mogelijk dat het Faculteitsbestuur beslist om examencommissieleden te schrappen, toe te voegen of te vervangen. Een exemplaar van het volledige doctoraatsproefschrift kan door de leden van het Faculteitsbestuur bij de doctoraatsadministratie PPW, de doctorandus/a of zijn/haar promotor worden opgevraagd.
 
Wijzigingen in de samenstelling van een goedgekeurde examencommissie moeten ter goedkeuring worden voorgelegd aan de doctoraatscommissie (via mail aan de doctoraatsadministratie PPW), die beslist in samenspraak met het Faculteitsbestuur

Voorzitter examencommissie

De coördinator van het respectievelijke doctoraatsprogramma wordt standaard aangeduid als voorzitter van de examencommissie. Indien de coördinator lid is van het promotorenteam, de begeleidingscommissie of de examencommissie, wordt hij/zij vervangen door de coördinator van het andere doctoraatsprogramma. Indien hij/zij ook betrokken partij is, wordt hij/zij vervangen door de vicedecaan onderzoek.

Indien de coördinator (of zijn/haar vervanger) niet beschikbaar is om op te treden als voorzitter tijdens de mondelinge verdediging, wordt hij/zij vervangen door een ander ZAP-lid, bijzonder emeritus of emeritus met opdracht van de faculteit.
 

Versturen doctoraatsproefschrift

Zodra de samenstelling van de examencommissie én het DOClog is goedgekeurd, mag de doctoraatsadministratie PPW het doctoraatsproefschrift naar de leden van de examencommissie versturen.

Minstens 9 weken vóór de voorlopige verdedigingsdatum én na goedkeuring van de examencommissie door het Faculteitsbestuur, wordt een eerste uitgeprinte, samengebonden versie van het definitieve proefschrift (= genre masterproef) ingediend bij de doctoraatsadministratie PPW (VHI 01.04, Dekenstraat 2, 3000 Leuven, maandag tot vrijdag tussen 9 en 12u).

Samen met het proefschrift wordt de evaluatieprocedure meegedeeld aan de commissieleden. De leden van de examencommissie moeten tegen het einde van de lees- en beoordelingsperiode doorgeven of ze al dan niet (voorwaardelijk) instemmen met de verdediging van het ingediende proefschrift.

De evaluatieprocedure van het proefschrift start één week na het indienen van het proefschrift bij de administratief verantwoordelijke. Indien dit tijdens een examenperiode en/of kerst- of paasvakantie valt, kunnen de commissieleden vragen om de duur van de evaluatieprocedure te verlengen. Het is de bedoeling dat dit op voorhand bij de leden van de examencommissie wordt nagevraagd om onverwachte vertraging te vermijden. Dit gebeurt het best voor het indienen van het voorstel van de examencommissie bij het Faculteitsbestuur. Indien meer tijd gewenst is, dan wordt, in overleg met de commissieleden, tot max. twee weken extra voorzien voor de examenperiode en tot max. 1 week extra voor de kerst- of paasvakantie. 
Valt de evaluatieprocedure tijdens de zomervakantie, dan worden sowieso minstens 4 weken extra geteld.

Bij de verdediging wordt de ingebonden en gedrukte versie van het definitieve proefschrift (= boekvorm, conform de onderstaande regels van de faculteit) aan de examencommissie overhandigd. Bij de verdediging wordt deze laatste versie ook ingediend bij het secretariaat van de onderzoekseenheid en bij de administratief verantwoordelijke van het doctoraatsprogramma (= exemplaar voor de bibliotheek PPW).

Doctoraatsproefschrift

Inhoud en vorm doctoraatsproefschrift

  • Het doctoraatsproefschrift moet een oorspronkelijk wetenschappelijk werk zijn en de vrucht van de persoonlijke intellectuele en conceptuele inbreng van de doctorandus/a. Het is bondig, verzorgd en coherent opgesteld. Het is niet toegelaten met meerdere personen samen één doctoraatsproefschrift te schrijven.
  • In overleg met de promotor kan het proefschrift de vorm aannemen van een geheel van gepubliceerde of aanvaarde tijdschriftartikelen en/of voor publicatie ingezonden of vatbare manuscripten, waarin de doctorandus/a rapporteert over onderzoek in het kader van het doctoraatsproject dat door de halftijdse evaluatiecommissie werd aanvaard. De omvang van het doctoraat omvat in elk geval minimaal drie manuscripten, die elk afzonderlijk de grootte hebben van een tijdschriftartikel. Minstens één manuscript is al gepubliceerd, ter perse of aanvaard als internationale publicatie. Het betreft hier dan specifiek een tijdschriftartikel, bijdrage in een boek of “conference proceedings” geschreven in een forumtaal van het vakgebied, gericht op een internationaal publiek en aanvaard na onafhankelijke “peer review”.
    • De doctorandus/a is de eerste auteur van de artikels en manuscripten.
      Het is toegelaten om een artikel in te dienen op basis van een gedeeld eerste auteurschap (moet expliciet op het manuscript zijn aangegeven). Het artikel telt in dat geval mee voor één gedeeld door het aantal eerste auteurs van dat artikel. Bv. Er zijn twee eerste auteurs, dan geldt dat artikel voor 1/2e publicatie. Zijn er drie eerste auteurs, dan geldt dat artikel voor 1/3e publicatie enz. Dit impliceert dus dat één internationale publicatie met gedeeld eerste auteurschap niet volstaat voor de doctoraatsopleiding en om te kunnen verdedigen.
    • De manuscripten moeten in een inleiding voorafgegaan worden door een beschrijving van het ruimer onderzoekskader. Bindteksten kunnen de samenhang van het betoog waarborgen en het proefschrift wordt idealiter afgesloten met een algemene conclusie/discussie. Bijkomende informatie over de gehanteerde methodologie of andere aspecten van het onderzoek kan in één of meerdere bijlagen verstrekt worden in geval dit onvoldoende aan bod komt in de manuscripten.
       
Uitzonderingen
  • Heterogeen doctoraat
    Onder specifieke voorwaarden is het mogelijk een zogenaamd 'heterogeen doctoraat' te maken. Een heterogeen doctoraat bestaat uit een bundeling van manuscripten, die elk op zich staan en gezamenlijk over meer dan één onderzoeksproject handelen. Meer informatie vindt men in het facultair doctoraatsreglement.
    In de aanvraag tot doctoreren wordt duidelijk vermeld dat het om een heterogeen doctoraat gaat en waarom er voor deze formule werd gekozen.
  • Afgerond doctoraat
    Uitzonderlijk kan een extern onderzoeker een promotor aan de faculteit contacteren en een afgerond onderzoek voorstellen waarvan de kandidaat en de promotor menen dat het voldoet aan de vereisten van een doctoraat. In dit geval dient de kandidaat eerst een aanvraag tot doctoreren in bij de doctoraatscommissie. Die aanvraag bestaat uit een verwijzing naar de doctoraatsopleiding: een lijst van nog te realiseren equivalente activiteiten of een aanvraag tot gedeeltelijke vrijstelling, (een vergevorderde versie van) het manuscript dat men als afgerond doctoraat wil indienen, een begeleidende brief van de promotor waaruit duidelijk blijkt dat die het onderzoekswerk nauwkeurig heeft nagekeken en een aanvraag tot samenstelling van een ontvankelijkheidscommissie (met een voorstel van mogelijke leden).
    Meer informatie vindt u in het facultair doctoraatsreglement.

Taal

De onderstaande taalinstructies gelden zowel voor de eerste versie als voor de finale versie van het proefschrift

  • Het proefschrift mag in het Nederlands, Frans, Duits of Engels worden opgesteld. Enkel wanneer het Faculteitsbestuur daarvoor toelating verleent, mag het proefschrift opgesteld worden in een andere taal.
  • De doctorandus/a blijft steeds verantwoordelijk voor de tekst van de afgeleverde exemplaren en drukfouten kunnen niet ter verontschuldiging worden aangevoerd bij onjuistheden. De tekst is uiteraard in de officiële spelling geschreven.
  • Ongeacht de taal waarin het proefschrift is geschreven, bevat het altijd een Nederlandstalige en een Engelstalige samenvatting van één bladzijde.
  • Als het proefschrift niet in het Engels is geschreven, wordt er een Engelstalige samenvatting van ongeveer 20 pagina’s opgenomen achteraan het proefschrift en dit bovenop de samenvatting van één bladzijde.

Lay-out en druk

Eerste versie (genre masterproef)
  • De omvang bedraagt minimaal 100 en maximaal 300 pagina's (inclusief referenties en eventuele bijlagen).
  • Getypt met anderhalve interlinie en met puntgrootte 11 of 12.
  • De Nederlandstalige en Engelstalige samenvattingen van één bladzijde worden mee ingebonden, onmiddellijk na de titelpagina.
  • Recto verso geprint op A4- formaat.
  • Samengebonden en voorzien van een kaft volgens het standaardmodel.
  • De titelpagina is een kopie van de omslag.
     
Finale versie
  • De omvang bedraagt minimaal 100 en maximaal 300 pagina's (inclusief referenties en eventuele bijlagen).
  • Getypt met anderhalve interlinie en met puntgrootte 11 of 12.
  • De Nederlandstalige en Engelstalige samenvattingen van één bladzijde worden mee ingebonden, onmiddellijk na de titelpagina.
  • Recto  verso gedrukt op formaat 160 x 240 mm.
  • Ingebonden en voorzien van een gedrukte omslag, bij voorkeur volgens het standaardmodel. Het is toegestaan om de lay-out en het lettertype van de omslag te wijzigen op voorwaarde dat alle gegevens van het standaardmodel op de voorkant van de omslag worden vermeld.
  • De titelpagina wordt opgesteld volgens het standaardmodel van de omslag.
  • Elke offsetprintzaak of drukkerij kan het drukwerk verzorgen. Vergeet niet om op voorhand te informeren naar de druk- en wachttijd. Vraag ook een officieel factuur om eventueel de kosten naderhand te kunnen recupereren.

Aantal

Eerste versie (genre masterproef)
  • Per lid van de examencommissie (voorzitter, (co)promotor(en) en opponenten) moet men één exemplaar bezorgen aan de administratief verantwoordelijke van het facultair doctoraatsprogramma. Indien de doctorandus/a dat wenst, kan hij/zij de exemplaren voor de (co)promotor(en) persoonlijk afgeven.
  • De eerste versie van het finale proefschrift kan worden ingediend van zodra het proefschrift en het voorstel van de examencommissie werden ingediend bij het Faculteitsbestuur. Men hoeft dus niet te wachten op de goedkeuring van de examencommissie door het Faculteitsbestuur (en de goedkeuring van het DOClog door de doctoraatscommissie) om deze versie in te dienen bij de administratief verantwoordelijke van het facultair doctoraatsprogramma. Deze versie moet echter wel ten laatste 9 weken voor de voorlopige verdedigingsdatum worden ingediend (opgelet aparte regeling voor de zomervakantie).
     
Finale versie
  • Bij de verdediging bezorgt de doctorandus/a aan elk lid van de examencommissie een exemplaar in boekvorm conform de bovenstaande facultaire richtlijnen.
  • Eén exemplaar voor de bibliotheek PPW bezorgt men, bij voorkeur, voor de verdediging aan de administratief verantwoordelijke van het facultair doctoraatsprogramma.
  • Eén exemplaar voor de onderzoekseenheid bezorgt de doctorandus/a zelf aan het secretariaat van zijn/haar onderzoekseenheid.
  • Daarnaast kan men nog wat extra exemplaren voorzien om te geven aan familie, vrienden, collega's, toekomstige werkgevers ...

Gezamenlijk doctoraat

Verdediging bij de KU Leuven
Doctorandi volgen bovenstaande regels tenzij anders gespecifieerd in het samenwerkingscontract.
Zij gebruiken voor de kaft en het titelblad van de eerste versie en de omslag van de finale versie van het proefschrift bij voorkeur dit standaardmodel voor gezamenlijke doctoraten. Het is toegestaan om de lay-out van de omslag van de finale versie te wijzigen op voorwaarde dat de gegevens van het standaardmodel op de omslag worden vermeld.

Verdediging bij de partnerinstelling
Doctorandi die verdedigen bij de partnerinstelling volgen in principe de regels van de partnerinstelling tenzij anders gespecifieerd in het samenwerkingscontract.
De onderstaande regels van de KU Leuven moeten echter wel nageleefd worden en een digitaal voorbeeld van het finale proefschrift moet steeds worden voorgelegd aan de doctoraatscommissie via de doctoraatsadministratie PPW voor het drukken van het definitieve doctoraatsproefschrift.

  • Ongeacht de taal waarin het proefschrift is geschreven, bevat het altijd een Nederlandstalige en een Engelstalige samenvatting van één bladzijde.
  • De Nederlandstalige en Engelstalige samenvattingen van één bladzijde worden mee ingebonden, onmiddellijk na de titelpagina.
  • Ingebonden en voorzien van een gedrukte omslag, bij voorkeur volgens het standaardmodel van gezamenlijke doctoraten. Het is toegestaan om de lay-out van de omslag te wijzigen op voorwaarde dat de gegevens van het standaardmodel op de omslag worden vermeld.
  • Op de omslag en het titelblad wordt vermeld dat het proefschrift werd ingediend in het kader van een gezamenlijk doctoraat (gezamenlijk of dubbel diploma) tussen de KU Leuven en de partnerinstelling.
  • Bezorg 1 kopie van het finale doctoraatsproefschrift (exemplaar voor de bibliotheek PPW) aan de doctoraatsadministratie PPW en 1 kopie aan de onderzoekseenheid van je (co)promotor.

Indien er tegenstrijdigheden zijn tussen de regels van de partnerinstelling en die van de KU Leuven, dan neemt men zo snel mogelijk, voor het drukken van het definitieve proefschrift, contact op met de doctoraatsadministratie PPW.

Datum en locatie verdediging

Voorlopige verdedigingsdatum

De openbare verdediging wordt in principe ten laatste drie maanden na de goedkeuring van de examencommissie door het Faculteitsbestuur gepland (exclusief examen- en vakantieperiodes). Indien alle opponenten van de examencommissie zonder voorbehoud instemmen met de verdediging, zal de openbare verdediging ten vroegste vier weken na het verstrijken van de lees- en beoordelingsperiode plaatsvinden. 

Gezien er veel verdedigingen doorgaan aan de KU Leuven en de geschikte locaties beperkt zijn, wacht men beter niet op de goedkeuring van de samenstelling van de examencommissie door het Faculteitsbestuur en de toestemming tot verdedigen door de examencommissie om een voorlopige verdedigingsdatum vast te leggen. Zodra de samenstelling van de examencommissie is ingediend bij het Faculteitsbestuur, kan de promotor, in samenspraak met de doctorandus/a, reeds zoeken naar een voorlopige verdedigingsdatum waarop alle examencommissieleden aanwezig kunnen zijn.

Zodra de promotor een voorlopige verdedigingsdatum heeft gevonden, wordt de doctoraatsadministratie PPW op de hoogte gebracht zodanig dat een verdedigingslokaal kan worden gereserveerd. Belangrijk om weten is dat er vaste tijdstippen zijn waarop de verdedigingen moeten doorgaan (10.00 – 12.30 uur, 13.30 – 16.00 uur of 17.00 – 19.30 uur).

Nieuwe procedure vanaf januari 2017

De voorlopige datum én het aanvangsuur van de verdediging moeten worden ingediend tegelijkertijd met het indienen van het voorstel voor de samenstelling van de examencommissie bij het Faculteitsbestuur (zie hoger). In het elektronisch invulformulier zal hiervoor een extra veld worden voorzien.

Indien de voorlopige verdedigingsdatum reeds eerder gekend is, mag deze uiteraard ook al worden doorgegeven via email aan de doctoraatsadministratie PPW zodat die al op zoek kan gaan naar een voorzitter en een locatie (in samenspraak met de doctorandus/a) kan reserveren.

De datum van de verdediging wordt definitief vastgelegd zodra alle opponenten van de examencommissie hun onvoorwaardelijk akkoord tot verdedigen hebben gegeven (= na het einde van de lees- en beoordelingsperiode).

Op de voorlopige verdedigingsdatum moeten alle leden van de examencommissie (inclusief promotorenteam) aanwezig kunnen zijn. Is dat niet het geval dan moet een andere datum worden gezocht. Enkel in geval van overmacht kan een uitzondering worden toegestaan.

Voorzitter verdediging

Afhankelijk van de mogelijke voorlopige verdedigingsmomenten gaat de administratief verantwoordelijke van het facultair doctoraatsprogramma na of de coördinator van het facultair doctoraatsprogramma voorzitter kan zijn of dat een vervanger moet worden aangeduid.

Locatie publieke verdediging

De doctorandus/a bekijkt via KU Loket welke lokalen beschikbaar zijn op de voorlopige verdedigingsdatum en geeft deze door aan de administratief verantwoordelijke van het facultair doctoraatsprogramma die de gevraagde lokalen reserveert. Er moet een lokaal voor de verdediging, de receptie en de omkleding van de jury/deliberatie worden voorzien. Welke lokalen hiervoor geschikt zijn kunnen opgevraagd worden bij de administratief verantwoordelijke van het facultair doctoraatsprogramma. Mogelijke locaties voor de verdediging, vindt men op de website van lokalen en evenementen.

Tijdens de zomervakantie

In de periode tussen het laatste Faculteitsbestuur van juli en 1 september worden geen doctoraatsproefschriften ingediend en geen publieke verdedigingen georganiseerd.

Wil men begin september verdedigen,dan neemt men ten laatste eind april contact op met de doctoraatsadministratie PPW, zodanig dat er bij de organisatie (indienen Faculteitsbestuur, zoeken datum, leestijd, enz.) rekening kan worden gehouden met deze vakantieperiode.

Evaluatieprocedure proefschrift

Lees- en beoordelingsperiode proefschrift

De leden van de examencommissie beschikken over een lees- en beoordelingsperiode van minstens vier wekenIndien deze periode tijdens een examenperiode en/of kerst- of paasvakantie valt, kunnen de commissieleden vragen om de duur van de lees- en beoordelingsperiode te verlengen. Het is de bedoeling dat de promotor dit voor het versturen van de eerste versie van het finale proefschrift en het vastleggen van de (voorlopige) verdedigingsdatum uitklaart met de examencommissie. Indien meer tijd gewenst is, dan wordt, in overleg met de commissieleden, tot maximum twee weken extra voorzien voor de examenperiode en tot max. één week extra voor de kerst- of paasvakantie.

Valt de lees- en beoordelingsperiode tijdens de zomervakantie, dan beschikken de opponenten steeds over een lees- en beoordelingsperiode van minstens acht weken.

Herwerkingsperiode en toestemming tot verdedigen

Na de lees- en beoordelingsperiode delen de opponenten hun gemotiveerde beslissing mee aan de voorzitter van de examencommissie, gebruikmakend van een standaardformulier. Samen met hun oordeel bezorgen zij (opnieuw gebruikmakend van een standaardformulier) hun voorlopige beoordeling van het proefschrift. Zij worden verzocht het proefschrift te beoordelen met betrekking tot (1) het internationaal-wetenschappelijke niveau van het gerapporteerde onderzoek (vernieuwende elementen, impact binnen het onderzoeksveld), (2) de omvang van het onderzoekswerk (3) de methodologie (4) de tekstuele aspecten van het proefschrift (duidelijkheid, opbouw van het betoog, wetenschappelijke stijl, referenties, illustraties en figuren), (5) de kwaliteit van de inleiding en de conclusie en (6) de algemene kwaliteit van het proefschrift.

Indien alle opponenten zonder voorbehoud instemmen met de verdediging, zal de openbare verdediging ten vroegste 4 weken na het verstrijken van de leestijd plaatsvinden.

Indien één of meerdere opponenten het proefschrift niet zonder voorbehoud goedkeuren, kan de doctorandus/a gevraagd worden om kleine of grote wijzigingen aan te brengen aan het proefschrift. Afhankelijk van de gevraagde wijzigingen, kan de verdediging (indien de voorlopige datum reeds was vastgelegd) uitgesteld worden. 
Gedurende een periode van minstens vier weken (kleine wijzigingen) of drie maanden (grote wijzigingen) krijgt de doctorandus/a de tijd (maximum twee van de vier weken) om de gevraagde aanpassingen te doen én het proefschrift opnieuw voor te leggen aan de examencommissie. Indien deze herwerkingsperiode tijdens een examenperiode en/of kerst- of paasvakantie valt, kunnen de opponenten vragen om de duur van deze periode te verlengen. Valt de herwerkingsperiode tijdens de zomervakantie, dan wordt deze steeds verlengd met minstens vier weken.
Toestemming tot openbare verdediging wordt pas gegeven nadat de examencommissie de aangepaste versie definitief heeft goedgekeurd.

Indien minstens één van de opponenten het proefschrift niet goedkeurt, zal de voorzitter van de examencommissie een bijeenkomst van de examencommissie organiseren waarbij de doctorandus/a wordt uitgenodigd.

Uitnodiging openbare verdediging

In principe mogen er geen uitnodigingen verstuurd worden vóór de finale toestemming tot verdedigen wordt gegeven. Omdat de tijd tussen de toestemming en de verdedigingsdatum meestal nogal kort is, mag men echter wel voor het einde van de evaluatieprocedure uitnodigingen versturen op voorwaarde dat de samenstelling van de examencommissie is goedgekeurd door het Faculteitsbestuur én er duidelijk op de uitnodiging wordt vermeld (eventueel in een voetnoot) dat de verdedigingsdatum onder voorbehoud is van akkoord door de examencommissie.

De officiële uitnodiging (via mail) naar de leden van de examencommissie en naar de Faculteit wordt door de administratief verantwoordelijke van het facultair doctoraatsprogramma verstuurd zodra de examencommissie haar akkoord gegeven heeft.

Inschrijven doctoraatsverdediging

Zodra de toestemming tot verdedigen werd verkregen, wordt de inschrijving aangepast door de centrale studentenadministratie in de Universiteitshallen van gewone doctoraatsstudent naar ‘doctoraat met verdediging’.

Elektronisch doctoraatsdossier

De administratief verantwoordelijke van het facultair doctoraatsprogramma vult het elektronisch doctoraatsdossier aan met de definitieve datum en het uur van verdediging, de titel van het proefschrift en de leden van de examencommissie. Hierdoor wordt de verdediging automatisch toegevoegd aan de lijst van actuele doctoraatsverdedigingen en wordt ze opgenomen in de lijst van doctoraten die door de persdienst van de KU Leuven wordt opgemaakt. Daarnaast verschijnt de verdediging ook in de algemene agenda van de KU Leuven. Men kan deze aanpassingen ook terugvinden in het doctoraatsdossier in KU Loket onder 'doctoraatsopvolging'.

Elektronische archivering definitieve proefschrift

Zodra de examencommissie toelating tot verdedigen heeft gegeven, moet het doctoraat elektronisch worden gearchiveerd in Lirias en moet van elk proefschrift een additionele breed-toegankelijke samenvatting van één bladzijde, bij voorkeur in het Nederlands, worden ingeleverd via KU Loket (onder ‘doctoraatsopvolging'), voor de persdienst van de universiteit. Deze samenvatting vormt geen onderdeel van het doctoraatsproefschrift. Meer info vindt men bij ‘Doctoreren: doctoraatsopvolging’.

Dit geldt ook voor gezamenlijke doctoraten, ongeacht waar de verdediging plaatsvindt.

Voorbereiding van de receptie na de verdediging

Als de receptie na de verdediging doorgaat in een lokaal van de KU Leuven, zal de administratief verantwoordelijke van het facultair doctoraatsprogramma dat lokaal reserveren. (Bij elk verdedigingslokaal hoort een vast receptielokaal.) Voor de verdere organisatie van de receptie moet de doctorandus/a zelf zorgen, eventueel met hulp van het secretariaat van de onderzoekseenheid, mededoctorandi, familie of vrienden.

Doctoraatsverdediging

Een doctoraatsverdediging verloopt steeds volgens eenzelfde stramien en duurt maximaal 2 uur:

  • Intrede van de examencommissieleden
  • Korte inleiding door de voorzitter van de examencommissie
  • De doctorandus/a geeft gedurende 20 minuten een presentatie van het doctoraatsonderzoek in een taal naar keuze: Nederlands, Frans of Engels. Indien de examencommissie leden bevat die de Nederlandse of Franse taal niet beheersen, wordt er wel aangeraden om een Engelse vertaling van de getoonde powerpoint en/of van de tekst van de presentatie aan deze personen te bezorgen. Hierdoor zullen zij de presentatie beter kunnen volgen en beoordelen. Probeer het onderzoek op een toegankelijke (d.w.z. voor leken verstaanbare) manier voor te stellen.
  • De (co)promotor(en) kunnen ervoor opteren (geen verplichting) om daarna gezamenlijk maximum 15 min. tijd te nemen om de doctorandus/a te ondervragen.
  • Elke opponent zal de doctorandus/a ondervragen gedurende maximum 15 minuten. Indien één of meerdere leden van de examencommissie oordelen dat bepaalde vragen een uitvoerige voorbereiding veronderstellen, dan kunnen deze vragen vooraf schriftelijk meegedeeld worden aan de doctorandus/a. Dit wordt vooraf besproken met de voorzitter en wordt ter informatie meegedeeld aan de andere leden van de examencommissie.
    Wanneer één van de leden van de examencommissie, door ziekte of andere onverwachte omstandigheden, niet aanwezig kan zijn bij de openbare verdediging van het doctoraatsproefschrift, wordt de voorzitter van de examencommissie op de hoogte gebracht en bezorgt dit lid, per uitzondering, zijn/haar vragen op voorhand aan de administratief verantwoordelijke van het facultair doctoraatsprogramma of aan de voorzitter van de examencommissie.
  • Na de verdediging trekt de examencommissie zich in besloten vergadering terug voor de geheime beraadslaging. De hoogleraren en emeriti van de faculteit mogen de beraadslaging als toehoorders bijwonen, zonder evenwel aan de beraadslaging deel te nemen.
    Bij het begin van de deliberatie nemen de leden van de examencommissie kennis van de schriftelijke evaluaties van de opponenten. Dan volgt een korte gedachtewisseling met het oog op het komen tot een gezamenlijk oordeel over de algemene kwaliteit van het doctoraat en van de verdediging. De secretaris van de examencommissie maakt een beknopte synthese van deze beraadslaging en het gezamenlijke eindoordeel. Dit verslag wordt op het einde van de deliberatie door alle leden van de examencommissie goedgekeurd en ondertekend. Het gezamenlijk eindoordeel en de schriftelijke evaluaties van de opponenten worden niet toegevoegd aan het diploma(supplement), maar worden na de verdediging (door de administratief verantwoordelijke van het facultair doctoraatsprogramma) via mail aan de doctorandus/a en de promotor bezorgd.
  • Na de beraadslaging deelt de voorzitter van de examencommissie mee of het diploma van Doctor in de Psychologie of in de Pedagogische Wetenschappen wordt toegekend.
  • Na de proclamatie zal één persoon van het promotorenteam (bij voorkeur de promotor) het woord nemen om de laudatio uit te spreken, waarna er traditioneel een dankwoordje volgt door de nieuwe doctor en een uitnodiging tot de receptie. De laudatio en het dankwoord nemen gezamenlijk maximum 15 minuten in beslag. De promotor en de doctorandus/a spreken voor de verdediging af hoe zij deze maximum beschikbare tijd onderling zullen verdelen.
  • Eventuele bijkomende gelukwensen, door wie en van welke aard dan ook, kunnen geen deel uitmaken van de verdediging zelf. Uiteraard kunnen die wel overgemaakt worden tijdens de daarop volgende receptie.