E-mailetiquette - waar moet ik op letten?
Waarom?
Dagelijks krijgen de studentenadministratie, professoren, studiebegeleiders en tal van ander universiteitspersoneel hopen e-mails binnen. Het beantwoorden van deze mails neemt veel tijd in beslag. Stuur dus niet voor elke vraag of opmerking die je te binnen schiet meteen een mail. Ga eerst zelf op zoek naar de informatie die je nodig hebt.
Wanneer je email is verstuurd, wees dan geduldig en wacht een antwoord af. Stuur geen remindermails. Gaat het om een dringende zaak, probeer dan telefonisch contact op te nemen of persoonlijk langs te gaan. Als je langsgaat respecteer dan de spreek- of openingsuren.
Eerst zelf informatie zoeken....
De faculteit voorziet meerdere websites waar heel wat informatie is terug te vinden. Belangrijke informatie wordt bovendien ook gemaild naar je K.U.Leuven account. Kijk dus eerst de websites na, check toledo en je mailbox of doe navraag bij medestudenten.
En dan pas mailen....
Als blijkt dat je geen antwoord vindt op je vraag, kijk dan na wie de juiste contactpersoon is. Stuur geen aparte emails met dezelfde vraag naar verschillende personen. Respecteer ook de regels van een bepaalde dienst/professor.
Hieronder een aantal handige richtlijnen die je geloofwaardigheid bij de ontvanger van je bericht enkel kunnen doen stijgen. Iedereen wil toch serieus genomen worden? Stuur dan ook enkel serieuze mails binnen de universiteit!
| DO | DON'T |
|---|---|
| Stuur de mail vanuit je studentenmailbox | knuffelbeertje@hotmail.com' is waarschijnlijk niet gekend bij de ontvanger |
Gebruik een duidelijke, kernachtige onderwerpzin Bv. Subject: 'Wijziging ISP Bachelor pedagogische wetenschappen' | Subject: 'Hoi' 'Wijziging' |
| Liever geen kettingreacties, pas je onderwerp aan! | Subject: RE:RE:RE:RE.... |
De aanspreking in je mail is zeer belangrijk! 'Geachte Heer / Mevrouw (naam)....' (Kijk de schrijfwijze van de naam goed na!) 'Beste Professor (naam)....' Gebruik alleen de voornaam van je ontvanger als hij of zij dit zelf heeft aangegeven Bij het afsluiten van je mail laat je een laatste indruk na, zorg dat dit een goede indruk is 'Met vriendelijke groeten' 'Alvast bedankt voor uw hulp' |
'Hey' 'Beste' Informele aansprekingen (gebruik steeds de naam van de persoon om je bericht te personaliseren)
'Doei!'
|
Bezint eer ge begint! Denk na over wat je precies wil zeggen of vragen en bouw je mail duidelijk op 1. Stel jezelf kort voor Mijn naam is Jan Smedts en ik zit in de tweede studiefase van de bachelor in de psychologie. 2. Indien nodig vermeld je de naam van het vak waarop je vraag betrekking heeft Ik vraag me af of het vak P0M17A Statistiek voor psychologen, deel 2, met practicum ook kan opgenomen worden in de derde studiefase. 3. Voor een vraag over het ISP of Toledo is het ook interessant om je studentennummer te vermelden Als je met een probleem mailt, stel dan ook een oplossing voor. Beperk je tot 1 onderwerp per mail. |
'... graag wat meer info over hoofdstuk 1.' '... ik heb statistiek aangeduid in mijn ISP'. |
Voorkom spellingsfouten: lees je e-mail grondig door voor verzending en gebruik de spellingscontrole. SMS-taal is taboe! Hoofdletters staan enkel op hun plaats in het begin van een zin en bij eigennamen, ook leestekens behoren standaard bij een keurige mail. Gebruik geen smileys in formele mails. Verzin zelf geen afkortingen, een lijst met officieel gebruikte afkortingen vind je hier. |
|
Voeg je bijlage toe voor je aan de tekst begint Controleer of de bijlage is toegevoegd | Vermijd 'oeps...bijlage vergeten, opnieuw...'
|
