Onderwijsombuds PPW

Wat doet de onderwijsombuds?

1. Bemiddelen bij persoonsgebonden problemen

Volgens het onderwijs- en examenreglement kan je als student bij de onderwijsombuds terecht wanneer je een individueel probleem ervaart bij onderwijs- en begeleidingsactiviteiten. Het kan gaan over een persoonlijk conflict met een docent, een onenigheid met de promotor van de verhandeling/masterproef enz. Ervaar je zo’n individueel probleem, maak dan een afspraak met de onderwijsombuds. Op de afspraak  omschrijf je kort het probleem en je brengt mogelijke stavingsstukken mee. De onderwijsombuds neemt een neutrale positie in en zal bemiddelen tussen jou (de betrokken student), de docent(en) en de beleidsinstanties. Indien er geen voldoende oplossing wordt gevonden, zal de onderwijsombuds het probleem documenteren en bespreken met de vicedecaan onderwijs. De vicedecaan onderwijs beslist over de verdere opvolging.

Indien je slachtoffer bent van pesten, geweld en/of seksueel grensoverschrijdend gedrag, kan je contact opnemen met de onderwijsombuds maar ook met een vertrouwenspersoon van de K.U.Leuven.  Meer informatie over deze vertrouwenspersoon kan je terugvinden op het Medisch-Psychotherapeutisch Centrum.

2. Opvolging van klachten over het onderwijs

Het onderwijs- en examenreglement bepaalt dat je als student intern klacht kan indienen over de organisatie en verzorging van het onderwijs. Je maakt hiervoor een afspraak met de onderwijsombuds en omschrijft het probleem. Voor zover mogelijk zorg je ook voor informatie die jouw klacht onderbouwt. De onderwijsombuds zal jouw klacht documenteren en een dossier overmaken aan het Faculteitsbestuur. Het Faculteitsbestuur beslist over de verdere opvolging.

Indien meerdere studenten een probleem ervaren met de inhoud van een cursus, het verloop van colleges, de opbouw van het programma e.a. dan bespreek je dit met de studentenvertegenwoordigers (link). Zij documenteren de kwestie en bespreken dit met de programmadirecteur van de opleiding.

3. Opvolging van studenten met risico op problemen in studie en stage

De faculteit wil alle studenten op een goede manier begeleiden. Bij sommige studenten zijn er risico’s op problemen bij studie en stage, die zodanig ernstig zijn dat extra begeleiding en afspraken nodig zijn. De onderwijsombuds is aangeduid om deze studenten met een risico op problemen in de studie en stage op te volgen.

Voel je zelf dat er bij jou een bijzondere uitdaging of een risico is, maak dan een afspraak met de onderwijsombuds van je opleiding. Via een open gesprek bekijk je samen dit risico en worden concrete oplossingen onderzocht en gedocumenteerd. Neem zeker zelf deze stap, hoe sneller je een risico zichtbaar maakt, hoe makkelijker het is om oplossingen te vinden.

Vanuit dezelfde zorg kan de onderwijsombuds ook van facultaire medewerkers signalen krijgen indien er een zorgwekkend voorval plaatsvond waarvoor onvoldoende oplossingen werden gevonden. In dat geval zal je door de onderwijsombuds worden uitgenodigd voor een gesprek. Indien je wordt uitgenodigd, dien je onmiddellijk op deze uitnodiging in te gaan. Dit wil immers zeggen dat er voor jou een risico op studie of stage kan zijn dat we graag snel zichtbaar maken.  In het gesprek met de onderwijsombuds worden risico’s nagegaan, mogelijkheden voor begeleiding en remediëring besproken en concrete afspraken gemaakt voor opvolging.

Om ook de stage zo goed mogelijk te begeleiden, werken de onderwijsombudsen in geval van problemen vanaf de 3^de bachelorfase samen met de academisch stageverantwoordelijken. In deze samenwerking wordt er geen vertrouwelijke informatie gedeeld zonder voorafgaande toestemming.

4. Geen vragen over examens of examenfaciliteiten

De onderwijsombuds behandelt geen vragen over examens. Vragen over de examenregeling stel je bij de studentenadministratie. Voor andere vragen over examens, neem je een kijkje op de website over examens . Studenten die langdurig ziek zijn, nemen contact op met de examenombuds. Studenten met functiebeperkingen hebben aparte contactpersonen.

Wie is jouw onderwijsombuds?

Per opleiding is er een vaste onderwijsombuds. Hieronder kan je nagaan wie jouw onderwijsombuds is. De ombudsen nemen een onafhankelijke positie in en zijn niet betrokken bij activiteiten van evaluatie of begeleiding. Ze zijn gebonden door discretieplicht en gezamenlijk beroepsgeheim.

Je kan contact opnemen met jouw onderwijsombuds via telefoon of je maakt een afspraak via email.