Vragen en antwoorden betreffende E-mail.

Belangrijke opmerking vooraf: 

Sinds 4 april 2009 zijn aan onze faculteit op enkele uitzonderingen na, de mailboxen van alle personeelsleden en administratieve emailaccounts, overgezet naar de nieuwe emailomgeving zoals beschreven op https://admin.kuleuven.be/icts/services/groupware/.

1. Wie contacteren bij e-mailproblemen?
2. Welk e-mailprogramma wordt ondersteund door de Dienst Informatica?
3. Hoe outlook 2007 configureren?
4. Kan dICT een minimale registratie of een verlenging van de emailregistratie doen?
5. Wat is mijn e-mailloginnaam en -paswoord?
6. Ik ben mijn paswoord vergeten, kan de denst Informatica dit terug opdiepen?
7. Mails die ik delete verdwijnen soms uit de lijst met mails, maar soms worden ze enkel doorstreept en grijs?
8. Hoe kan ik een vakantieboodschap instellen of verwijderen?
9. Kan ik een naast mijn hoofd e-mailadres nog een ander laten registreren waarbij dezelfde brievenbus wordt gebruikt?
10. Kan ik berichten naar mijn K.U.Leuven e-mailadres doorsturen naar een andere mailbox?
11. Ik wil thuis werken maar ontvang geen e-mails meer, kan er geen verzenden en kan zelfs niet surfen.
12. Bestaat er andere methode dan e-mail om grote bestanden uit te wisselen?
13. Kan ik iets doen aan die vervelende SPAM?
14. Ik heb een interessant aanbod, ik verkoop ... en natuurlijk wil ik heel de faculteit dit laten weten.
15. Ik krijg een e-mail dat ik een bericht verstuurd heb, besmet met een virus. Wat moet ik doen?
16. Ik heb een e-mail gekregen bestemd voor iemand anders. Hoe kan dit?
17. Ik ontvang elke e-mail 2 of meer keer dubbel in Outlook. In webmail is echter alles ok. Hoe kan dit?
18. Mijn e-mail is geblokkeerd omdat mijn pc met een virus besmet is. Kunnen jullie die blokkering niet op voorhand aankondigen?
19. Hoe kan ik mijn Outlook-emails naar een andere computer overzetten?
20. Ik verlaat de KULeuven, maar wat gebeurt er met mijn e-mail?

1. Wie contacteren bij e-mailproblemen?

   Hoewel de mailservers onder beheer van ICTS staan is het altijd beter eerst de Dienst Informatica te raadplegen om uit te maken of het probleem al dan niet server-gerelateerd is. Een eerste test die u zelf reeds kunt doen is webmail gebruiken en zien of ook dan hetzelfde probleem zich voordoet. Kies bij eerste gebruik van deze webinterface UK als taal, om conflicten te vermijden in de benaming van specifieke mappen als Deleted Items, Inbox, Outbox, Junk E-mail, Sent Items en Search Folders.

2. Welk e-mailprogramma wordt ondersteund door de Dienst Informatica?

   Al sinds enkele jaren is dit MS Outlook, één van de componenten van de MS Office suite. Nieuwe en geherinstalleerde pc's worden door de Dienst Informatica steeds voorzien van de laatste UK versie. Momenteel is dit Outlook 2007.

3. Hoe outlook 2007 configureren?

   Een Microsoft Exchange account kunt u gemakshalve best installeren volgens methode 1, uitgelegd op https://admin.kuleuven.be/icts/services/groupware/outlook2007/. Lees ook de eerste paragraaf in verband met eventuele instellingen die op voorhand dienen te gebeuren. U dient voor Outlook tevens de E-vault plug-in te installeren.
   
   Naast dit hoofdaccount kunt u bijkomende mailboxen, bijvoorbeeld van administratieve accounts, best configureren via het IMAP-protocol.
   
   De parameters die u voor die bijkomende accounts nodig hebt zijn: Een verouderde werkwijze om die mailbox(en) toe te voegen, vindt u hier gedemonstreerd voor Outlook 2003. Op dit ogenblik moet de naam van de inkomende server wel, zoals hierboven vermeld, gelijk zijn aan imaps.kuleuven.be
   De werkwijze voor Outlook2007 is gelijkaardig.
   
   
    
   • De naam van het administratief account, bv. Info Faculteit PPW
   • Het e-mailadres: bv. info@ppw.kuleuven.be (e-mailadressen zijn niet hoofd- en kleinletter gevoelig).
   • De gebruikersnaam: Dit is het bijhorende ue-nummer, b.v. ue707576
   • De inkomende mail server: Dit is imaps.kuleuven.be (SSL encryptie vereist)
   • De uitgaande mail server: Dit is smtps.kuleuven.be (via SSL poort 443 of 465) De server vereist dezelfde authenticatie als de inkomende mailserver.
      

4. Kan de Dienst Informatica een minimale registratie of een verlenging van de emailregistratie doen?

   Neen, dit kan enkel voor administratieve registraties (secretariaat@... , congres@.., info@...). Gelieve in dit verband volgende informatie te raadplegen: https://admin.kuleuven.be/sab/od/intranet/minimale_registratie.html
   Vanaf de vervaldag van uw contract is uw e-mailbox nog 70 dagen toegankelijk. Tijdens die 70 dagen krijgt u enkele e-mails toegestuurd met daarin meer informatie over hoe lang uw e-mails nog toegankelijk zijn. Na deze 70 dagen worden uw e-mailfolders op de centrale ICTS-mailservers nog eens 80 dagen bijgehouden.

5. Wat is mijn e-mailloginnaam en -paswoord?

   Uw loginnaam is uw intranetuserid, kortweg u-nummer genoemd. Het (intranet)paswoord dat hierbij hoort dient u sinds maart 2005 zelf te maken aan de hand een geheim nummer (bv. Rijksregisternummer) en van een activatiecode die u bij de Dienst Informatica kunt bekomen. Hiervoor komt u best zelf langs bij de Dienst Informatica, zodat we tevens de facultaire personeelsdatabank kunnen aanvullen met enkele persoonlijke gegevens.
   U kan het paswoord ook zelf wijzigen. Ga hiervoor naar: https://cwisdb.cc.kuleuven.ac.be/persdb-bin/wijzigwachtwoord.
   Het paswoord moet aan volgende regels voldoen:

   • minstens 8 en maximaal 24 karakters lang.
   • er moet minstens één hoofdletter A-Z, minstens één kleine letter a-z en minstens één cijfer 0-9 in voorkomen.
   • de toegelaten karakters zijn A-Z, a-z, 0-9, - + _ . , ; : ? ! @ # % * en spatie.
   • drie opeenvolgende zelfde karakters zijn niet toegelaten.
   • kan maar één maal per dag gewijzigd worden en moet binnen het jaar veranderd worden.
   • mag niet herbruikt worden binnen de twee jaar.
   • dient verschillend te zijn van de activatiecode.
   • 5 opeenvolgende karakters uit uw naam, werkadres, telefoonnummer, intranet userid of geboortedatum zijn niet toegelaten.
   • wachtwoorden mogen niet starten met een spatie en mogen niet eindigen op een spatie.
   • (combinaties van) woorden die voorkomen in woordenboeken of woordenlijsten zijn niet toegelaten (wachtwoorden die gevonden worden door een wachtwoordkraakprogramma zijn niet toegelaten).

6. Ik ben mijn paswoord vergeten, kan de Dienst Informatica dit terug opdiepen?

   Dit kan niet. Er kan enkel een nieuwe activatiecode gegeven worden waarmee uzelf een nieuw paswoord kunt aanmaken (zie vorig puntje) via https://cwisdb.cc.kuleuven.ac.be/persdb-bin/wijzigwachtwoord.

7. Mails die ik delete verdwijnen soms uit de lijst met mails, maar soms worden ze enkel doorstreept en grijs?

   Mails die zich lokaal bevinden op uw harde schijf in een of andere map van 'Personal Folders', 'Archive Folders', ed. en die u in Outlook verwijdert, gaan standaard naar de map 'Deleted Items'. Door ze in die folder nogmaals te deleten zijn ze definitief weg. Ditzelfde gebeurt ook met mails die u verwijdert uit een map van uw exchange mailbox, alleen kunt u met 'Tools/Recover Deleted Items' nog gedurende 14 dagen na verwijderen uw mails terughalen.
   De mails op de ICTS-mailserver van een mailbox die via het IMAP protocol moet worden bereikt (bijvoorbeeld mails van een administratief account), worden doorstreept en grijs bij verwijderen. Door zulke mails te selecteren en er rechts op te klikken kunt u ze 'undeleten'. Ze zijn dus nog niet definitief weg. Om ze helemaal te verwijderen kiest u Edit/Purge...

8. Hoe kan ik een vakantieboodschap instellen of verwijderen?

   Ga hiervoor op een map van uw Exchange mailbox staan en kies 'Tools/Out of Office Assistant...
   
   
    

9. Kan ik een naast mijn hoofd e-mailadres nog een ander laten registreren waarbij dezelfde brievenbus wordt gebruikt?

   Jazeker.
   
   - voorbeeld 1: Stel, uw officiële naam is Jozef Peeters maar iedereen kent u met roepnaam Jos.
   Om berichten naar Jozef.Peeters@... en naar Jos.Peeters@... in dezelfde mailbox te laten terechtkomen, gaat u als volgt te werk:

   - voorbeeld 2: U werkt aan de medische faculteit én aan onze faculteit.
   Uw hoofd-e-mailadres is @med... en u wilt dat berichten naar @ppw, @psy of @ped in dezelfde mailbox terechtkomen.
   Vul dan in Alias2 dit bijkomende adres @ppw... in.
   
   Let wel dat bijkomende adressen in Alias2 tot Alias4 tot een kuleuven-domein moeten behoren, beheerd door ICTS.  
   • zoek uzelf eerst op in 'wie is wie'.
   • Klik dan op 'Meer Info'. (Deze link is enkel te zien indien uw pc binnen de universiteit verbonden is met internet, tenzij u VPN hebt geactiveerd).
   • Kies dan 'E-mail registratie' en vul Jos.Peeters@... in als Alias2.
   • U kunt zo doorgaan tot Alias4.
   • Druk dan op 'Pas E-mail gegevens aan'.

10. Kan ik berichten naar mijn K.U.Leuven e-mailadres doorsturen naar een andere mailbox?

    Jazeker, maar er is een verschil tussen forward en redirect. Lees meer hierover op
    http://office.microsoft.com/en-us/outlook/ha011502011033.aspx
    Dit kan gedaan worden via 'rules'. Voor meer informatie kan je terecht op pg. 37 paragraaf 2.9 van de outlook-2007 cursus 

11. Ik wil thuis werken maar ontvang geen e-mails meer, kan er geen verzenden en kan zelfs niet surfen.

    Dit probleem dient u aan te kaarten bij het supportteam van je Internet Provider (Chello, Telenet, Skynet…) en niet bij de Dienst Informatica. Wat u wel zelf eerst kunt proberen is de toestelletjes (modem, router…), die uw pc verbinden met het Internet, eens af te zetten, een tiental seconden te wachten en dan terug op te zetten. Na enkele minuutjes kan door deze zogenaamde reset uw verbinding eventueel terug tot stand komen.

12. Bestaat er een andere methode dan e-mail om grote bestanden uit te wisselen?

    Ja, u kunt hiervoor gebruikmaken van de door de Dienst Informatica aangeboden ftp-service. Bezie deze voorbeelden.

13. Kan ik iets doen aan die vervelende SPAM?

    Lees hier een uitvoerige uitleg betreffende dit onderwerp. Er dient tevens opgemerkt dat onze faculteit gebruik maakt van de greylisting e-mail service, aangeboden door ICTS en dat u zelf ook eventueel actie kunt ondernemen door de 'ac' in uw kuleuven-e-mailadres te laten vallen en door toepassing van een aantal eenvoudige maatregelen.
    
    
     

14. Ik heb een interessant aanbod, ik verkoop ... en natuurlijk wil ik heel de faculteit dit laten weten.

    Adverteren is niet toegestaan op het facultair netwerk, evenmin als op het KULeuvenNet. Huur een vliegtuig met spandoek, loop rond met sandwichborden, maar stuur geen ongewenste mails rond. Dit wordt als 'spamming' beschouwd.

15. Ik krijg een e-mail dat ik een bericht verstuurd heb, besmet met een virus. Wat moet ik doen?

    Als u zeker bent nooit een bericht naar betreffende persoon verstuurd te hebben, controleer dan of uw 'on access'-virusscan niet gedisabled is en up-to-date is.
    Dit laatste kunt u verifiëren door rechts te klikken op het schild-icoontje rechts beneden (in systemtray) en 'About VirusScan Enterprise' te kiezen. Indien de datum achter 'Dat Created On' deze van vorige werkdag of van vandaag is, dan mag u deze e-mail gewoon negeren of m.a.w. wissen. In andere gevallen neemt u best kontakt op met de Dienst Informatica.

16. Ik heb een e-mail gekregen bestemd voor iemand anders. Hoe kan dit?

    Dit kan het resultaat zijn van spam met spoofing van het to-adres. U mag deze e-mail gewoon negeren of m.a.w. wissen.

17. Ik ontvang elke e-mail 2 of meer keer dubbel in Outlook. In webmail is echter alles ok. Hoe kan dit?

    Dit kan het resultaat zijn van een slecht onderhouden pc: ga na of er nog kritische windows- en office-updates te doen zijn of spyware te verwijderen.

18. Mijn e-mail is geblokkeerd omdat mijn pc met een virus besmet is. Kunnen jullie die blokkering niet op voorhand aankondigen?

    Die blokkering gebeurt door ICTS nadat er ongewoon netwerkverkeer is opgemerkt, uitgaande van uw pc. Ontkoppel uw pc van het netwerk en verwittig de Dienst Informatica. Ongeveer een kwartier na verwijderen van het virus zal de blokkering opgeheven zijn.

19. Hoe kan ik mijn Outlook-emails naar een andere computer overzetten?

    De mails die op de server staan blijven daar en hoeft u niet over te zetten. Het zijn de lokale e-mailfolders (Personal Folders) waar het om gaat. Als dit er niet teveel zijn en die folders niet teveel e-mails bevatten dan kunt u tijdelijk een kopie ervan op de server zetten en die op de andere pc er terug afhalen.
    Dit copiëren gebeurt door de betreffende folders één voor één te selecteren, er rechts op te klikken en met de rechtermuistoets ingehouden, te slepen naar de servernaam, (meestal uw u-nummer.kuleuven.be). Bij het loslaten van de rechtermuistoets krijgt u dan een context-menu waar u 'Copy' moet kiezen.
    
    Bij een te grote lokale mailbase kunt u beter op zoek gaan naar het bestand outlook.pst dat die mailfolders bevat. Normalerwijze bevindt zich dit bestand in C:\Documents and Settings\(uw u-nummer)\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Dit bestand dient u op de andere pc binnen Outlook te importeren als volgt: File/Import and Export…/Import from another program or file/Next/Personal Folder File (.pst)/Vul dan de plaats van het te importeren bestand in en druk Next.

20. Ik verlaat de KULeuven, maar wat gebeurt er met mijn e-mail?

    Vanaf de vervaldag van uw contract is uw e-mailbox nog 70 dagen toegankelijk. Tijdens die 70 dagen krijgt u enkele e-mails toegestuurd met daarin meer informatie over hoe lang uw e-mails nog toegankelijk zijn. Na deze 70 dagen worden uw e-mailfolders op de centrale LUDIT mailservers nog eens 80 dagen bijgehouden.