Backup as a service: TSM

Doelgroep: Alle personeelsleden van de Faculteit PPW

Deze beschrijving is geldig van 31/05/2011 tot en met 31/12/2011.

Terminologie: Back-up is de veilige storage van actieve data (d.w.z., de gegevens zijn aan verandering onderhevig). Back-up is verschillend van archivering wat veilige storage is, voor langere tijd, van niet-actieve data. Deze service behelst enkel back-up.

Op laptops en werkstations van het personeel in de faculteit, staan waardevolle data (onderzoeksgegevens, teksten, cursusmateriaal, administratieve gegevens, ...) die voor het verdere verloop van het onderzoek/onderwijs/werk onmisbaar zijn. De kans is reëel dat deze informatie ooit verloren gaat, beschadigd of vernietigd wordt door een menselijke fout of door een technisch defect. Het is daarom noodzakelijk om van deze kritische bestanden regelmatig een back-up te nemen. Het regelmatig nemen van back-ups vergt echter een inspanning en wordt nog al eens vergeten. Daarom is een automatische back-up die op vaste tijdstippen start, aangewezen. ICTS biedt, tegen betaling van de kostprijs, een back-up/restore service aan. De faculteit heeft ervoor gekozen deze service aan het personeel aan te bevelen. DICT zal hierbij de gebruikers bijstaan. De beschrijving van de service van ICTS vind je in de ICTS-servicecatalogus: http://icts.kuleuven.be/sc/backup-tsm.

Wat doet dICT?

De installatie van de software-client zal op conforme laptops en pc's door dICT gebeuren. Bij niet-conforme toestellen kan dICT adviseren en bijstaan. Bij de aanvankelijke configuratie worden twee folders aangeduid als te back-uppen: My Documents (xp) /Documents (win7) en C:\data. De gebruiker dient er dan ook voor te zorgen dat alle belangrijke professionele data in één van beide folders staat. De gebruiker kan, op eigen initiatief, meerdere folders voor back-up aanduiden in de client-software. Ook zal er een tijdstip worden afgesproken en ingesteld waarop de back-up zal starten.

Dict zal op basis van de data en de procedure die ICTS aanlevert, opvolgen of de back-ups goed uitgevoerd worden. Het blijft evenwel de verantwoordelijkheid van de eindgebruiker om er voor te zorgen dat de belangrijke professionele bestanden in de folders staan die geback-upt worden. Er moet ook opgemerkt worden dat deze dienst enkel bedoeld is voor professionele gegevens en niet voor persoonlijke data.

Bij eventuele vragen of problemen kan men steeds terecht op de dICT-helpdesk. Voor complexere problemen zal dICT de communicatie met ICTS opvolgen.

Ingeval er een probleem zich heeft voorgedaan waardoor het terughalen van geback-upte bestanden nodig is, kan men met conforme toestellen bij dICT terecht om die procedure uit te voeren. Bij niet-conforme toestellen kan dICT de gebruiker bijstaan.

Hoe vraag ik TSM aan?

Bestaande gebruikers (reeds gebruiker voor mei 2011)

Een aantal leden van de faculteit zijn reeds langer TSM gebruiker en hebben een TSM account. Die leden hebben recent vanwege ICTS Servicebeheer een mail gekregen met informatie rond de TSM service, het betalend karakter vanaf dit jaar en met de vraag na te kijken of de door leden aangevraagde back-upaccounts eventueel dienen gewijzigd te worden. In de mail werd ook aangekondigd dat de communicatie en aanvragen voor wijzigingen voortaan dienen worden opgenomen met de lokale IT-beheerder.

Aan de leden die al een TSM-account hebben wordt gevraagd om de status van hun account hieronder na te kijken en indien nodig bij hun kredietbeheerder aan te dringen om dICT op de hoogte te brengen dat hij/zij de TSM account bevestigt en de factuur zal betalen. Accounts die niet bevestigd zijn vóór 17 juni 2011, zullen opgezegd worden.

Nieuwe gebruikers

Aan de leden van de faculteit die nog geen TSM-account hebben, wordt aanbevolen om een account aan te vragen. De aanvraag gebeurt door in onderstaand invulveld het e-mailadres van de verantwoordelijke kredietbeheerder (bv. het diensthoofd) van de kandidaat-gebruiker in te vullen. De kredietbeheerder ontvangt dan een bericht om de accountaanvraag te bevestigen.
De installatie van de account, de opvolging bij vragen, problemen of het terughalen van geback-upte bestanden, verloopt verder via dICT.

Kredietbeheerders

Bij elke aanvraag krijgt de kredietbeheerder die door de aanvrager is opgegeven een e-mail ter bevestiging van de aanvraag. In die e-mail staat een link naar de kredietbeheerderspagina waar een overzicht van de bestaande en aangevraagde accounts te vinden is.

Kostprijs

De kost voor een dagelijkse automatische backup op een afgesproken tijdstip van op een desktop/laptop (dus geen server) is 295 euro/(jaar * TB) voor de storage en 6 euro/jaar voor de licentiekost. (Ter informatie 1 terabyte (TB) = 1.024 gigabyte of 1.024.000 megabytes.) De kosten worden als volgt berekend:

• 1. Het gemiddelde volume van het laatste trimester in jaar X wordt gemeten en op basis hiervan gebeurt een voorafbetaling voor jaar X+1.
• 2. Op het einde van elke maand in jaar X+1 gebeurt een volumemeting en hiervan wordt een jaargemiddelde berekend: [volume(jan) + … + volume(dec)]/12. Het verschil tussen de voorafbetaling en de kost van de gemiddelde storage van jaar X+1 leidt tot een bijkomende aanrekening of tot een terugbetaling.

Ter indicatie: Indien je 70 GB gegevens back-upt, komt dit neer op ongeveer 26 euro/jaar per personeelslid (licentiekost inbegrepen). Op basis van een extrapolatie van het huidig TSM gebruik (door ongeveer 130 gebruikers), lijkt het realistisch te veronderstellen dat ongeveer 75% van de personeelsleden minder dan 70 GB storage zal gebruiken en dus ook minder dan 26 euro/jaar zullen betalen (met een minimum van 6 euro/jaar voor de licentiekost).

Uw accountgegevens